Facturación Electrónica en la República Dominicana – Retos, oportunidades y soluciones

Facturación Electrónica en la República Dominicana – Retos, oportunidades y soluciones

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Introducción

A continuación, ofrecemos un breve resumen de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica en la República Dominicana, viendo los distintos retos que deben abordar los contribuyentes para su cumplimiento, incluyendo aspectos legales. Tecnológicos y prácticos y como se pueden tejer puentes desde estos retos para aprovechar las oportunidades para la transformación digital de la organización y orientar esfuerzos para convertirse en una organización “data driven.” Finalmente, se abordan posibles soluciones al explicar el caso práctico de Besten Investment Group y como está orientando sus esfuerzos para aprovechar la facturación electrónica para crear más valor para sus clientes.

 

Antecedentes

La facturación electrónica no es un tema nuevo y particularmente Latinoamérica ha sido pionera en el tema. En el caso de la República Dominicana, el proyecto de desarrollo empieza en abril 2018, se realiza de febrero a diciembre 2019 a un plan piloto con unos pocos contribuyentes y ya para abril 2019 se emite el primer comprobante fiscal electrónico. Luego se va trabajando en el desarrollo del marco regulatorio, siendo la Ley 32-23 la encarga de regular la facturación electrónica. En este mismo año se coloca en vista pública el proyecto de reglamento y se espera que continue el desarrollo del marco regulatorio para poder instrumentalizar el cumplimiento en esta materia.

 

Consideraciones para el cumplimiento

Para hacer frente a los retos que establece la facturación electrónica a la Administración Tributaria y a los contribuyentes, deben tomarse en consideración diversos elementos para el cumplimiento, los cuales son aspectos legales, aspectos tecnológicos y aspectos prácticos.

 

Consideraciones legales

Desde el punto de vista legal, la Ley 32-23 define a la factura electrónica como el Documento que registra la existencia, magnitud y cuantificación de hechos o actos jurídicos de contenido económico, financiero o patrimonial, que se emite, valida y almacena en forma electrónica y que cumple en todas las situaciones (validez, eficiencia y fuerza probatoria) ante todos los actores con los mismos propósitos que una factura en papel, tanto para los emisores y receptores como para terceros interesados.

El ámbito de aplicación de la obligación de emisión de facturas electrónicas es a personas físicas, jurídicas, públicas, privadas y entes sin personalidad jurídica, domiciliadas en la República Dominicana en la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación y locación de servicios a título oneroso o gratuito no sujetas a emisión de comprobantes fiscales ordinarios.

Para ser emisor de facturas electrónicas, el contribuyente debe realizar un proceso de certificación cuyos requisitos únicamente son: i) ser reconocidos y autorizados por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII); y ii) disponer de un certificado o firma digital, para efectos fiscales, emitido por un proveedor autorizado. Adicionalmente, debe cumplir los siguientes deberes:

·       Firmar los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) emitidos con un certificado digital vigente y válido;

·       Recibir los e-CF de sus proveedores que sean emitidos válidamente;

·       Cumplir las exigencias técnicas de la DGII;

·       Exhibir a DGII informaciones requeridas;

·       Conservar los e-CF conforme a las disposiciones del Código Tributario (CTD).

Por su parte, la Administración Tributaria está facultada para:

·       Presentar a contribuyentes, propuestas prellenadas de declaraciones (con base en los datos que disponga, incluyendo e-CFs);

·       Advertir detección de comportamientos inusuales o irregulares;

·       Tratar medidas conservatorias al crédito tributario;

·       Tratar medidas conservatorias al crédito tributario;

·       Generar listas de personas físicas comprando cantidades importantes de productos;

·       Realizar minería de datos (data mining) para explorar y analizar detalles de facturas;

·       Desarrollar aplicaciones de consulta de precios para consumidor final;

·       Definir precios máximos a ser aceptados en adquisiciones públicas.

Si la Administración Tributaria puede realizar todas estas cosas con los datos obtenidos de la factura electrónica y otras fuentes de información, el contribuyente también puede tomar los datos que ya dispondría en formato digital y tratar también de explotarlos de alguna forma.

A pesar de los beneficios que presenta la factura electrónica, incluyendo los antes mencionados y los que más adelante serán abordados, puede existir resistencia por parte de los contribuyentes a su adopción, por lo que la Ley 32-23 incluye el régimen sancionador por su incumplimiento. Las sanciones e infracciones contempladas son las siguientes:

·       Infracciones tributarias: Infracción por incumplimiento de los deberes formales: Multa de cinco (5) a treinta (30) salarios mínimos y podrá aplicarse una sanción de 0.25% de los ingresos declarados en el período fiscal anterior (remisión de información);

·       Infracciones penales: Defraudación -1 a 5 años de prisión, desde el duplo al cuádruplo del valor de la(s) factura emitida(s) y cierre definitivo del negocio o empresa;

·       Aprovechamiento de información no autorizada (hacking): De 5 a 10 años de prisión y multas de 100 a 400 salarios mínimos del sector público.

Adicionalmente, la Ley 32-23 contempla incentivos para los autorizados a emitir e-CFs en el periodo de voluntariedad, es decir, en una adopción temprana antes de establecerse el tiempo límite para su implementación de la facturación electrónica por el contribuyente. Estos incentivos son asignados en certificados de créditos fiscales que pueden ser imputables a las siguientes obligaciones tributarias del mismo ejercicio fiscal:

·       Anticipo del impuesto sobre la renta;

·       ITBIS operacional;

·       Impuesto sobre la renta;

·       Impuesto sobre los activos.

En el caso de los Grandes Contribuyentes Nacionales (autorizados a emitir e-CF y se beneficien del calendario de implementación), los certificados de crédito fiscal serán de hasta RD$ 2 millones soportados con comprobantes fehacientes los gastos de implementación de la facturación electrónica. La siguiente tabla muestra el incentivo para el resto de los contribuyentes:

Tabla Nº1

Incentivos durante adopción voluntaria

Tipo de empresa

Descripción

Monto (RD$)

Grandes MIPYMES

Más de 250 trabajadores – Ventas brutas anuales mayores a RD$ 254,254,518.23

300,000.00

Medianos contribuyentes

Entre 51 – 250 trabajadores – Ventas brutas anuales hasta RD$ 254,254,518.23

200,000.00

Pequeños contribuyentes

Entre 11 -50 trabajadores – Ventas brutas anuales hasta RD$ 66,553,187.51

75,000.00

Microempresas y NEC

Hasta 10 trabajadores – Ventas brutas anuales hasta RD$ 9,118,990.74

25,000.00

Fuente: Adaptado de Ley 32-23

 

Consideraciones tecnológicas

Desde el punto de vista tecnológico, no está de más recordar la definición de facturación electrónica, como una modalidad de facturación que permite el intercambio de facturas electrónicas en un formato estándar, ofreciendo mayor seguridad e integridad de la información.

Es un sistema de alcance general para todos los contribuyentes y responsables con obligaciones tributarias, mediante el cual se validan y acreditan todos los comprobantes fiscales electrónicos que resulten de las facturas electrónicas emitidas en el país, así como aquellas formas jurídicas o documentos tributarios electrónicos que les modifiquen y que sirvan de respaldo para sustentar gastos y créditos fiscales.

Por su parte, el e-CF es el documento electrónico firmado digitalmente que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o la prestación de servicios, debiendo cumplir siempre con los requisitos establecidos en la normativa dispuesta para estos fines en República Dominicana, mientras que el número de comprobante fiscal electrónico (e-NCF) en la secuencia alfanumérica que identifica un e-CF otorgado por la DGII. El siguiente diagrama muestra los tipos de e-CF:

Diagrama Nº1

Tipos de e-CF

Fuente: DGII

Los e-CF pueden ser emitidos a través de:

·       Sistemas de desarrollo propio (Deben cumplir con los requisitos establecidos para la emisión y recepción de e-CF);

·       Proveedores de servicios de facturación electrónica (Debe haber sido certificado, en cumplimiento con la normativa vigente establecida por la DGII);

·       Facturador gratuito (Herramienta gratuita de la DGII para emisión de e-CF, destinada a los contribuyentes que cumplan con los criterios definidos).

En el proceso de emisión de facturación electrónica, el emisor envía el e-CF a la DGII en formato XML (Extensible Markup Language), quien lo valida y remite un “TrackId” al emisor, para luego este enviarlo al receptor. Si es un receptor electrónico recibe el e-CF en formato XML y si es un receptor no electrónico, recibe la representación impresa del e-CF. El siguiente diagrama ilustra el proceso:

Diagrama Nº2

Proceso de emisión de factura electrónica

Fuente: DGII

 

Los e-CF remitidos a la DGII serán validados en línea mediante el sistema, conforme los esquemas publicados por la documentación técnica y normas complementaria que definen su estructura y comportamiento, los cuales permiten comparar y validar si cumplen con los criterios de validación.

La DGII responderá entregando un número de respuesta (“TrackID”) con el cual el emisor del e-CF podrá consultar el estado del documento.

Los datos contenidos en el formato estándar XML son:

·       Datos de identificación del documento;

·       Datos relativos al emisor electrónico;

·       Datos relativos al comprador receptor electrónico;

·       Datos relativos al bien o servicio transado;

·       Datos relativos al bien o servicio transado;

·       Datos relativos a los impuestos;

·       Fecha y hora de la firma digital;

·       Firma digital.

 

Consideraciones prácticas

Desde el punto de vista práctico, existen una serie de beneficios de la adopción de la facturación electrónica entre los que destacan, en primera instancia, la reducción de costos de emisión, entrega física y almacenamiento de factura. A esto se le agrega la precisión, ya que, la automatización reduce los errores de cálculo y de ingreso de datos. También permite el acceso y consulta a facturas archivadas, lo que facilita cualquier proceso de revisión, análisis y visualización de información. Finalmente, implica beneficios en términos de sostenibilidad y medio ambiente.

A estos y otros mejoramientos en los procesos, desde el punto de vista operativo, se puede agregar la reducción de costos, exclusión de la obligación de uso de impresoras fiscales, así como el aprovechamiento de los beneficios brindados en la etapa de adopción temprana o voluntaria.

Desde un punto de vista estratégico, la adopción de la facturación electrónica representa una excelente oportunidad para realizar un proceso de transformación digital, especialmente para aquellas empresas que no disponen con sistemas de información robustos.

La facturación electrónica proporciona datos precisos, actualizados y confiables que son fundamentales para promover una cultura “data-driven” en una empresa, permitiendo la toma de decisiones basadas en datos y fomentando la innovación y eficiencia en todos los niveles organizativos. Lo opuesto sería una cultura basada en intuición o en tradición. Donde decisiones son tomadas sin un respaldo sólido basados en datos objetivos.

Diferentes iniciativas pueden ser apalancadas desde la adopción de la facturación electrónica como por ejemplo la implementación de soluciones CRM (Customer Relationship Management), utilizando información disponible de las ventas de la empresa (productos, clientes, precios). Asimismo, puede también implementarse iniciativas de Inteligencia de Negocios y Analítica (Business Intelligence – BI / Analytics) para explotar Información de las compras (Productos, proveedores, precios), análisis de precios de insumos, comparación de proveedores, análisis de costos de adquisición, entre otros. Esto puede ser complementado con otras fuentes de información (internas y externas) a través de la explotación de grandes datos (Big Data).

 

Posibles soluciones: Caso Besten Investment Group

Besten investment Group es una firma de gestión empresarial especializada, que brinda servicios profesionales en las áreas de: administración, contabilidad financiera y tributaria, riesgo jurídico, tecnología y recursos humanos; que brinda servicios de gestión, asesoría, consultoría, outsourcing y educación. Su propuesta de valor es:

 

“Brindar el apoyo que las empresas con sus procesos administrativos a través de nuestros competentes colaboradores y el uso de tecnología de vanguardia, permitiéndoles enfocarse en el desarrollo de su negocio”

 

Su mayor inquietud es que en adición a ofrecer servicios que permitan a sus clientes estar en cumplimiento, tanto contable como impositivo, puedan disponer de información valiosa más allá de la convencional (ejemplo: estados financieros) para sustentar el proceso de toma de decisiones y creación de valor.

En sus servicios de contabilidad mantiene una estructura por funciones que permite la segregación de funciones, segregando el ciclo de ingresos, ciclo de egresos y reportería, así como el apoyo en otros procesos de negocio como la gestión de nómina e impositivo, contribuyendo al establecimiento de un ámbito de control adecuado como ilustra el siguiente diagrama:

Diagrama Nº 3

Modelo de Gestión


Fuente: Besten Investment Group

 

Todos estos procesos sustentados por tecnología de información, en cuyo caso utiliza la solución ERP (Enterprise Resource Planning) Dynamics Navision de Microsoft como sistema contable integrado con el Gestor Administrativo Empresarial (GAE) como gestor para la emisión de e-CF de forma integrada con el ERP tanto en la emisión como en la recepción de Pedidos y facturas. Adicionalmente, permite crear un ecosistema junto con proveedores y clientes que permite la gestión de forma integrada de documentos con clientes y proveedores indistintamente de que estén o no certificados como emisores electrónicos. El siguiente diagrama ilustra la plataforma tecnológica utilizada e interacción previamente descrita:

Diagrama Nº 4

Integración de sistemas de información


Fuente: Besten Investment Group

 

La invitación es a explotar los datos proporcionados por la facturación electrónica y otras fuentes de información y convertirse en una organización “data driven.”

 

 

Referencias:

Ley 32-23 de Facturación Electrónica en República Dominicana: dgii.gov.do/legislacion/leyesTributarias/Documents/Otras Leyes de Interés/32-23.pdf#search=ley 32-23

Portal de Facturación Electrónica de DGII: Facturación Electrónica (dgii.gov.do)

Portal GAE: www.GAEdigital.com

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